بدء حجز منح قادة مصر الاولي ****† محاضرة مدعمه فى التنميه البشريه** بدء الحجز في† ENGLISH-CONVERSATION-GRAPHICS--Programming--HR---ORACLE---AMADEUS--CISCO--LINUX--OSHA--HD--JAVA--PHP- ***
 

Diploma Executive Secretary

دبلومة السكرتاريه التنفيذيه

Job Description Executive Secretary

PURPOSE OF THE POSITION


(The main reason for the position, in what context and what is the overall end result)
The Executive Secretary is responsible for providing secretarial, clerical and administrative support in order to ensure that services are provided in an effective and efficient manner.


(The way that the position contributes to and impacts on the organization)
The Executive Secretary reports to the First Nation Administrator and is responsible for providing senior level secretarial and clerical services for the Chief and First Nation Administrator.

RESPONSIBILITIES


(Major responsibilities and target accomplishments expected of the position including the typical problems encountered in carrying out the responsibilities.)


1. Provide office support services in order to ensure efficiency and effectiveness within the Band Office

Main Activities

-Receive, direct and relay telephone messages and fax messages
-Direct the general public to the appropriate staff member
-Maintain the general filing system and file all correspondence
-Assist in the planning and preparation of meetings, conferences and conference telephone calls
-Make preparations for Band Council and committee meetings
-Maintain an adequate inventory of office supplies
-Respond to public inquiries
-Provide word-processing and secretarial support
-Type confidential documents on a word processing system


2. Provide support to the Chief and First Nation Administrator Main Activities

-Assist the Chief and First Nation Administrator as requested
-Provide administrative services for the Chief and First Nation Administrator

3. Perform other related duties as required

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES

(The knowledge, skills and attitudes required for satisfactory job performance)
Knowledge

The incumbent must have proficient knowledge in the following areas:

-office administration
-an understanding of relevant legislation, policies and procedures
-an understanding of the northern cultural and political environment Skills


The incumbent must demonstrate the following skills:


-team building
-bookkeeping skills
-analytical and problem solving skills
-decision making skills
-effective verbal and listening communications skills
-computer skills including the ability to operate computerized accounting, spreadsheet and word processing programs at a highly proficient level
-stress management skills
-time management skills

Personal Attributes

The incumbent must maintain strict confidentiality in performing the duties of the Finance Clerk.
The incumbent must also demonstrate the following personal attributes:

-be honest and trustworthy
-be respectful
-possess cultural awareness and sensitivity
-be flexible
-demonstrate sound work ethics


The Executive Secretary would normally attain the required knowledge, skills and attitudes
through completion of an office procedures and/or bookkeeping course combined with related
experience. Equivalencies will be considered.

WORKING CONDITIONS

(The unavoidable, externally imposed conditions under which the work must be performed and which create hardship for the incumbent including the frequency and duration of occurrence of physical demands, environmental conditions, demands on oneís senses and metal demands.)

Physical Demands

(The nature of physical effort leading to physical fatigue)
The Executive Secretary will have to spend long hours sitting and using office equipment and computers which can cause muscle strain. The Executive Secretary may also have to do some light lifting of supplies and materials from time to time.

Environmental Conditions

(The nature of adverse environmental conditions affecting the incumbent)
The Band Office may be a busy facility. The Executive Secretary may have to manage a number of projects at one time, and may be interrupted frequently to meet the needs and requests of residents, clients and contractors. The Executive Secretary may find the environment to be busy, noisy and will need excellent organizational and time and stress management skills to complete the required tasks.

Sensory Demands

(The nature of demands on the incumbentís senses)
Sensory demands include use of the computer, which may cause eyestrain and occasional headaches. The Band Office may be noisy and busy making it difficult for the Executive Secretary to concentrate.

Mental Demands

(Conditions that may lead to mental or emotional fatigue)
The Executive Secretary will have to manage a number of requests and situations at one time.
Stress may be caused by the need to complete tasks within tight deadlines.

 

دبلومه السكرتاريه التنفيذيه

مقدمه عن أهمية السكرتارية :-

  

تنبع أهمية السكرتارية في أنها تعفي المديرين والإدارات الرئيسة من شغل أوقاتهم بالتفكير في هذه الأعمال الروتينية ، بحيث يتفرغون كلياً لوظائفهم الرئيسة ، من تخطيط وتنظيم ورقابة ، وتمدهم بالبيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات

 

والعاملون في مجال السكرتارية يعتبرون بمثابة رأس مال بالنسبة للمنظمة ، ولا يمكن الاستغناء عنهم بأي حال من الأحوال، إذ لا يمكن تصور ما يؤول إليه عمل المدير أو الإدارات الرئيسة بالجهة في غياب السكرتيرين ، أنهم حتما سيقضون وقتا طويلا في أداء أعمال روتينية دون أن يكون لديهم الوقت الكافي لأداء المهام والأعمال الرئيسية


الهدف العام:-

الآن تعتبر السكرتارية القلب النابض بالمنظمة والذي يمد كافة الإدارات والأقسام بما يلزمها ويساندها في انجاز مهامها ، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته، فإن ذلك يؤدى بالضرورة إلى عجز وفشل أعمال المنظمة بشكل عام .


لذلك فان هذه الدبلومه إلى تزويد القائمين بإعمال السكرتارية وإدارة المكاتب وبالمفاهيم والطرق الحديثة لإنجاح العمل المكتبي
.

ماذا تستفيد من هذه الدورة :-


التعرف على طريقة تعاملك مع الآخرين
فهم ومعرفة أسرار النفسيات البشرية والتوافق مع الآخرين
معرفة قدرات الموظفين وتوجيهها

محتويات الدورة:

  1. ماهي وظائف المكتب ؟

  2. ماهي المبادئ العلمية في تصميم المكاتب ؟

  3. كيف تصمم مكتبك بشكل يسهل عليك أداء مهامك اليومية ؟

  4. تعرف على كافة أساليب التنظيم المكتبي واختر ما يتماشى مع طبيعة نشاط شركتك

  5. ماهي السكرتارية وأنواعها ؟

  6. مهارات مدراء المكاتب في الاتصالات الفعالة

  7. ماهي الاعتبارات العامة التي يجب ان تراعيها عند تحديد مواعيد الاستقبال

  8. تعرف على أنماط شخصيات الزوار وكيفية التعامل مع كل نمط

  9. كيف تتعامل مع زائر غير مرغوب فيه ؟

  10. أنواع الاجتماعات وشروط نجاحها

  11. كيف تخطط وتنظم للاجتماعات والمؤتمرات ؟

  12. مبادئ ومقومات الاتصال الفعال وأهميتها في عمل السكرتارية

  13. معوقات الاتصال في مجال السكرتارية وطرق التغلب عيها

  14. ماهي القواعد العامة لاستخدام الأجهزة الهاتفية

  15. ماهي قواعد التعامل مع المكالمات الهاتفيه الواردة والصادرة لمكتب الرئيس

  16. مهارات الإنصات الجيـد والحديث الفعال

  17. كيف تحقق فعالية الإنصــات ؟

  18. كيف تكون متحدثا جيدا؟

  19. ماهي آداب التعاملات الشخصية (الإتيكيت)؟

  20. كيف تستفيد من فن الاتيكيت في التعامل مع الزايرين

  21. ماهي الشروط الشكلية والموضوعية لوسائل الاتصالات الكتابية ؟

  22. كيف تنظم اوراق مكتبك ليسهل عليك استرجاعها ؟

  23. الطرق الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات

  24. كيف تأرشف وثائق مكتبك الالكترونيا ؟

  25.  Automation &وماهي خطواتها ؟

  26. كيف تحول مكتبك الى مكتب الالكتروني

  27. البريد الالكتروني في العمل المكتبي.

  28. كيف تستبدل الطرق التقليدية في تنظيم الاجتماعات بالطرق الالية

  29. كيف تعد أجندة الاجتماعات الالكترونيا باستخدام برنامج Outlook

لمن هذه الدورة ؟؟

 -مدراء المكاتب , العاملين في مجال السكرتاريه ، المساعدون الإداريون . العاملين في مجال الإعمال الكتابية .، لخريجي التخصصات الإدارية
- لمسؤولي التوظيف في الشركات والمؤسسات
- الى كل المهتمين بتطوير أنفسهم ومن حولهم
- الطلاب والطالبات
- موظفي العلاقات العامة رجال التحقيق والشرطة
- المحامون ورجال القانون
- موظفى البنوك
ولكل من يريد أن يتعلم ويتعرف على شخصيته وشخصيات الآخرين


مدة الدورة :-


20
ساعة تدريبية.

 

مدة التدريب اسبوعين مكثف

او لمدة شهر

///\\\
*
*

بقيمه استثمار 950ج

///\\\ *
الاعتمادات وفقا لاختيار الدارس


اعتماد
IECSAcademy---جامعه القاهرة
حيث تسدد قيمه كل اعتماد وفقا لما هو مقرر
*
\\\///
///\\\
*

****اشهر الدبلومات و التخصصات العالميه التي تؤهلك للحصول علي فرصه عمل متميزه****
==================================================================
GRAPHIC -Programming--HR---ORACLE---AMADEUS--CISCO--LINUX--OSHA--HD--JAVA--PHP-TOT
==================================================================
Oracle Diploma ,
Linux Diploma , Oracle Solaris Diploma , Java Diploma
, Programming Under Linux Diploma ,
Security Diploma ,Network Diploma ,
Web Development Diploma

=============================================

 Copyright2006-2013© IECS. Designed by Limit Less Firm